Privacyverklaring MAINTIX

1. Verwerkingsverantwoordelijke

MAINTIX is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en bedrijfsgegevens binnen het platform. Voor vragen, inzageverzoeken of verwijderingsverzoeken kunt u contact opnemen via info@maintix.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

MAINTIX verwerkt account- en bedrijfsgegevens, contactgegevens, aanvraaggegevens, offertegegevens, commissie- en vrijgavestatussen, communicatievoorkeuren, toestemmingsregistraties, technische loggegevens en bestanden die gebruikers uploaden bij aanvragen of offertes.

3. Waarom verwerken wij gegevens?

Wij verwerken gegevens om accounts te beheren, registraties handmatig te beoordelen, onderdelenaanvragen te behandelen, offertes te laten indienen en beoordelen, klanten offertes te laten vergelijken, de MAINTIX-commissie af te handelen, gegevens gecontroleerd vrij te geven, misbruik te voorkomen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Communicatievoorkeuren

Essentiele berichten over account, beveiliging, betaling, juridische wijzigingen en gegevensvrijgave kunnen niet worden uitgeschakeld. Procesberichten over aanvragen, offertes en statuswijzigingen staan standaard aan en kunnen na inloggen worden aangepast. Marketingcommunicatie is optioneel, wordt als voorkeur opgeslagen en kan later worden ingetrokken. MAINTIX verstuurt in het MVP geen marketingcampagnes.

5. Delen van gegevens

MAINTIX deelt gegevens alleen wanneer dit nodig is voor de werking van het platform. Leveranciers kunnen goedgekeurde aanvraaginformatie en klantuploads zien zolang de aanvraag openstaat. Klanten zien vrijgegeven offertes en offertebijlagen. Directe contactgegevens voor de uiteindelijke overdracht worden beschikbaar zodra MAINTIX de commissiefactuur als betaald heeft verwerkt.

Gegevens kunnen ook worden verwerkt door hosting-, e-mail-, administratie- en technische dienstverleners die nodig zijn voor de werking van MAINTIX. MAINTIX verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

6. Uploads en vertrouwelijkheid

Uploads worden niet als publieke bestanden aangeboden. Bestanden zijn alleen toegankelijk via ingelogde, geautoriseerde downloadroutes. MAINTIX voert in het MVP geen automatische redactie van documenten uit; gebruikers blijven verantwoordelijk voor de inhoud en vertrouwelijkheid van aangeleverde bestanden.

7. Grondslagen

MAINTIX verwerkt gegevens op basis van uitvoering van overeenkomst of voorbereiding daarop, gerechtvaardigd belang bij een veilig B2B-platform, wettelijke verplichtingen en toestemming wanneer deze afzonderlijk wordt gevraagd.

8. Bewaartermijnen

MAINTIX bewaart gegevens niet langer dan nodig voor platformwerking, opvolging, administratie, beveiliging en wettelijke bewaarplichten. Administratieve gegevens kunnen bijvoorbeeld tot zeven jaar worden bewaard. Daarna worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is.

9. Beveiliging

MAINTIX gebruikt onder meer beveiligde verbindingen, wachtwoordhashing, sessiebeveiliging, toegangscontrole, afgeschermde uploads, auditlogging voor gevoelige downloads en beperkte bestandsvalidatie. Geen enkel online systeem kan volledige veiligheid garanderen.

10. Cookies en analytics

MAINTIX gebruikt noodzakelijke cookies voor sessies en beveiliging. Daarnaast gebruikt MAINTIX privacyvriendelijke statistieken zonder analytische cookies om het gebruik van de website op hoofdlijnen te begrijpen. MAINTIX gebruikt geen Google Analytics, Meta Pixel, Hotjar, Microsoft Clarity of vergelijkbare advertentie- of profilingtracking. Als MAINTIX later analytische cookies, marketingcookies of tracking toevoegt waarvoor toestemming nodig is, wordt dit vooraf verwerkt in de cookieverklaring en waar nodig in toestemming.

11. Rechten van gebruikers

Gebruikers hebben recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit, bezwaar en intrekking van toestemming waar van toepassing. Verzoeken kunnen worden gestuurd naar info@maintix.nl. MAINTIX kan aanvullende verificatie vragen.

12. Klachten en wijzigingen

Als u vindt dat MAINTIX niet zorgvuldig met gegevens omgaat, neem dan contact op via info@maintix.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. MAINTIX kan deze verklaring aanpassen; de nieuwste versie staat op www.maintix.nl.